Policy 1 Pol?ticas The author is not a native speaker of Spanish. I apologize for any misspellings, typos, incorrect grammar or just plain wrong use of the Spanish language. I do recognize that there are many words throughout this document that do not have the proper diacritical marks (?, ?, ?, ?, etc.) This is a function of Microsoft Word?s inability to deal with Unicode and the difficulty of adding each mark in, one by one. If anyone wants to send me corrections of my Spanish, it would be greatly appreciated and taken as a kindness and professional courtesy. ?Carol Hixson Slide 1 POL?TICAS Slide 2 En esta sesi?n cubrir? las cuestiones pol?ticas que se deben seguir para establecer un repositorio institucional. Vamos a tener un descanso despu?s de 45 minutos (15 para las preguntas) y continuaremos con el resto de esta sesi?n despu?s del descanso. Slide 3 Como ya sab?is, el nombre del repositorio de la Universidad de Oregon es Scholar?s Bank. El ha sido desarrollado por nuestra biblioteca teniendo como objetivo ser un servicio para la comunidad universitaria. El archivo contiene hoy m?s de 1100 documentos los cuales encuentran dispersos en m?s de 27 comunidades. Como ya he dicho, se usa el programario libre de Dspace. Slide 4 Investigando el campo de estudio Policy 2 Pol?ticas Como ya he dicho, en el comienzo, nuestro equipo consist?a en mi persona y 4 otros bibliotecarios encargados de investigar las posibilidades de establecer un repositorio institucional. Como muchas otras instituciones, nuestro esfuerzo fue una respuesta al abusivo aumento de los precios de las subscripciones de los peri?dicos. Nuestro objetivo al principio era el de ser una parte del movimiento mundial tendiente a reformar o cambiar el modelo de comunicaci?n acad?mica. Eso es importante porque muchas de las pol?ticas que elaboramos al principio ten?an esa visi?n de fondo. Sin embargo, nosotros siempre tuvimos presente el hecho de que un repositorio institucional no constituye la soluci?n completa o perfecta del problema. Slide 5 ACRL En nuestra investigaci?n nosotros examinamos el trabajo realizado por grupos tales como la ACRL ( Asociaci?n de Bibliotecas Universitaria e Investigadoras). En efecto, nosotros consideramos que la labor que estaba realizando este grupo era especialmente ?til. Este grupo identifica el desarrollo de repositorios institucionales como una estrategia para cambiar la situaci?n. Slide 6 SPARC Asimismo, nosotros examinamos el trabajo de la SPARC, puesto que somos miembro de SPARC. Slide 7 The Case for Instituional Repositories Policy 3 Pol?ticas Nosotros utilizamos este documento ? el caso por los repositorios institucionales - para formar muchas de nuestras pol?ticas al principio. Este documento identifica muchos retos con los que se van a encontrar al implementar un repositorio institucional. Policy 4 Pol?ticas Slide 8 Decisiones pol?ticas locales Nuestro objetivo a largo plazo es s?lo facilitar el conocimiento - la ciencia- a trav?s del establecimiento de una infraestructura adecuada que puedan utilizar los acad?micos directamente, esto es, sin intermediaci?n de terceros. En el comienzo, nosotros- los bibliotecarios- quer?amos establecer las comunidades y colecciones as? como proveer alguna instrucci?n en el uso del repositorio. Pusimos ?nfasis especialmente en la remisi?n de los documentos o ficheros para que ellos, por si mismos, pudieran contribuir al crecimiento del archivo con todo su nuevo material. Para que lo anterior fuera posible, comenzamos a identificar los marcos pol?ticos que deber?amos tratar, incluyendo: ? Precisar y distribuir responsabilidades , clarificar los roles, especialmente dentro de la biblioteca ? Definir la estructura del archivo y clarificar que tipo de grupo puede establecer una comunidad ? Definir de que tipo de colecciones son aceptables y qui?n controla el contenido ? Determinar los m?todos de remisi?n aceptables: qui?n y como podr?a remitir al archivo ? Determinar cuales son nuestros est?ndares de metadatos; precisar si este asumir? la forma de cat?logo tradicional o por el contrario ser?a algo diferente. ? Determinar nuestro compromiso de mantener el archivo; estudiar los recursos necesarios para mantenerlo ? Entender los derechos de autor (copyright) y estar en condiciones de explicarlos a las potenciales comunidades Policy 5 Pol?ticas Slide 9 Precisi?n y distribuci?n de responsabilidades La precisi?n que hoy existe y con la que hoy contamos no existi? al comienzo. Las pol?ticas tuvieron lugar desarroll?ndose durante un largo tiempo.Un archivo requiere de la existencia de una persona que coordine todo el esfuerzo. En la actualidad, dicha persona soy yo. Algunas veces solo consulto a la directora de la biblioteca. Cuando necesito tomar una decisi?n mas delicada o bien cuando no estoy segura del camino que prefiero, suelo tomarme un mayor tiempo para pensar y pido apoyo al equipo entero. Mi departamento es el que me ayuda con el trabajo de las remisiones facilitadas. Los otros bibliotecarios ayudan en el esfuerzo en establecer comunicaci?n con la facultad y otras comunidades. Los clientes tambi?n tienen su rol, por ejemplo el de: ? Identificar y dar su trabajo ? Asegurar respetos al copyright o derechos de autor ? Nuestro prop?sito es el de crear tambi?n un equipo con facultad para aconsejarnos. Sin embargo aun no hemos tenido ?xito en este ?ltimo punto ? Comunicar con nosotros en el evento de alg?n problema. Policy 6 Pol?ticas Slide 10 Equipo consultivo Nuestro equipo ahora est? compuesto por seis bibliotecarios - mi persona, el director del centro de educaci?n t?cnica acad?mica de la biblioteca, la jefa del departamento de referencia e instrucci?n, una de las bibliotecarias nuevas en el departamento de referencia, la archivista de la universidad (quien es tambi?n abogado), y dos bibliotecarios de mi departamento, uno de ellos que tiene bastante aptitud t?cnica. Este equipo ahora funciona como el comit? gobernador (steering comit?) siendo yo la directora del repositorio. Tenemos una lista electr?nica para discutir toda situaci?n nueva que se presente. En el comienzo, nuestro equipo reuni? regularmente cada dos semanas. Hoy es raro que nos reunamos. Al contrario, normalmente nosotros estamos acostumbrados de tomar decisiones sobre la lista. Slide 11 P?gina de pol?ticas p?blicas Una politica muy importante es la de documentar nuestras decisiones y comunicarlas al p?blico. Existe una p?gina donde se encuentran los hiper-enlaces a las pol?ticas escritas del archivo. A lo largo del repositorio se puede encontrar referencias que permiten obtener una m?s detallada explicaci?n de los conceptos as? como servicios ofrecidos. Asimismo, existen pol?ticas no escritas sobre esta materia. Mi objetivo ahora es hablar de las pol?ticas escritas y las que solamente son entendidas entre nosotros, los bibliotecarios. Policy 7 Pol?ticas Slide 12 Estructura del archivo Si se quiere establecer un repositorio institucional, sea con la plataforma de Dspace u otra, se debe pensar en que tipo de organizaci?n se necesita. A un nivel b?sico, las comunidades reflejan la manera de organizar el contenido del archivo. Slide 13 Definici?n de repositorio Si queremos realizar algo ?til, debemos entender bien lo que esperamos realizar. En el sentido m?s amplio, un repositorio institucional digital puede comprender cualquier colecci?n de materiales digitales que la instituci?n albergue, posea, controle, o difunda sin consideraci?n de su prop?sito u origen. Al principio, nosotros entend?amos por repositorio, un archivo digital, de acceso abierto, de todo trabajo hecho por la facultad de la Universidad de Oregon. En la pr?ctica, esta visi?n se fue modificando. Me propongo examinar y referirme a las pol?ticas y a su evoluci?n. Slide 14 Nuestra definici?n Ahora nuestra definici?n es much?simo mas amplia. Los documentos y ficheros en el archivo deben ser acad?micos ? hechos o editados por la facultad y los estudiantes de la Universidad de Oregon representando el resultado de alguna investigaci?n ? o bien, elaborados por los empleados de la universidad, representando noticias u informaci?n en apoyo de la misi?n acad?mica de la universidad. Policy 8 Pol?ticas MORE ? don?t change slides Una de las primeras discusiones pol?ticas de nuestro equipo fue la de decidir que significar?a ?de la universidad?. Decidimos que el contenido debe ser hecho o editado por algun miembro de la comunidad universitaria. Aceptamos contenido hecho por los que no tienen conexi?n alguna con la Universidad con tal que uno de los autores del documento sea de la Universidad o que la publicaci?n sea editada por un miembro de la comunidad universitaria ? por ejemplo, aceptamos peri?dicos editados por un miembro de la universidad. En el comienzo, nosotros discutimos si quer?amos establecer un archivo s?lo para la Universidad o bien un archivo para varias universidades en la regi?n. Hay que entender que en nuestra biblioteca tenemos mucha experiencia con los consorcios de bibliotecas. Por razones pr?cticas, decidimos enfocar nuestro esfuerzo con la Universidad de Oregon. Tambi?n, el contenido del repositorio debe ser cumulativo -esto es, no vamos a retirar los documentos despu?s de algunos a?os - y debe ser tambi?n perpetua, a largo plazo. Para nosotros es importante que el acceso sea abierto ? que cualquier persona en cualquier parte del mundo pueda acceder a su contenido. Es igualmente importante que el archivo sea inter-operable, vinculado a la comunidad OAI (Iniciativa de los Archivos Abiertos) esto es, que podamos cooperar y unirlo a otros archivos. Policy 9 Pol?ticas Slide 15 Definici?n: contenido acad?mico Es necesario acentuar: que los contenidos de nuestro archivo deben estar al servicio de la misi?n acad?mica de la universidad ? sean ellos contenidos productos intelectuales de la facultad o de los estudiantes o bien sean noticias o materiales hist?ricos que apoyen la misi?n acad?mica de la universidad. Esta definici?n es muy importante ya que nos permiti? lograr cierto grado de ?xito. Si nos limit?ramos a considerar solamente los productos intelectuales de la facultad, no contar?amos con mucho contenido ni tampoco captar?amos la atenci?n de otros profesores. Es necesario encontrar un volumen cr?tico (una masa cr?tica) para atraer a los otros. (M?s adelante, en la sesi?n de m?rketing, hablar? de esta materia.) Slide 16 Ampliaci?n de la definici?n Mediante esta p?gina, nosotros explicamos el servicio que ofrecemos con el repositorio. En efecto, explicamos que el repositorio puede proveer acceso a todas las investigaciones practicadas en la universidad. Asimismo, en ella se explican las ventajas que la misma presenta para los usuarios (que son quienes buscan informaci?n), para los autores, y para la universidad. Policy 10 Pol?ticas Slide 17 El nombre El nombre de Scholars? Bank (Banco para los Escolares) fue una sugerencia de uno de los bibli?grafos de la universidad. Los bibli?grafos son los bibliotecarios que tienen la responsabilidad de trabajar con los departamentos acad?micos y seleccionar los materiales para las colecciones de la biblioteca. Igualmente, tienen que informar a la facultad de los servicios de la biblioteca as? como ayudar a los estudiantes con la instrucci?n bibliogr?fica. Asimismo, son ellos los que proporcionan el servicio de referencia. Mediante el nombre Scholars? Bank esperamos atraer a la facultad y, al mismo tiempo, comunicar parte de la misi?n del archivo. Slide 18 Terminolog?a Muy pronto aprendimos que la palabra ?repositorio? no ten?a sentido alguno para la facultad. Por ello, comenzamos a usar la palabra ?archivo? que parece ser un t?rmino que todos entienden de alguna manera. Institucional es una palabra que parece ser muy simple. Sin embargo, esta palabra tambi?n presenta ciertos problemas. La administraci?n de la universidad manifest? su preocupaci?n con el uso del t?rmino ?institucional? debido a la falta de control central que la administraci?n tiene sobre el contenido del archivo. En efecto, la administraci?n no deseaba que la universidad fuese juzgada por el contenido del archivo sin que existiese realmente una entidad que lo controlase. Algunos profesores tambi?n se inquietaron ya que no quer?an que existiese ningun tipo de control central sobre sus investigaciones. Asimismo, los profesores no deseaban perder el cr?dito por sus creaciones en favor de la universidad. Dado lo anterior, nosotros no hablamos mucho del aspecto institucional del archivo ni con nuestros profesores ni con la administraci?n. Policy 11 Pol?ticas Slide 19 Normas generales Tenemos una p?gina en la que se?alamos las normas generales de nuestro archivo. Un principio b?sico de nuestro repositorio es la repetici?n de informaci?n. Esto significa que presentamos la misma informaci?n en varios lugares, con diferentes niveles de detalle. Slide 20 Control del contenido Existen dos tipos de control del contenido: la determinaci?n de la sustancia del contenido, y la evaluaci?n de la calidad. En nuestro repositorio, las comunidades mismas son las que determinan los est?ndares de calidad. No es nuestro rol el de examinar la calidad del contenido. Nosotros no somos editores, cumplimos m?s el papel que el impresor cumpl?a antiguamente. Por otro lado, debemos determinar los formatos de ficheros que acepta el repositorio. DSpace acepta cualquier tipo de formato, aunque solo reconoce algunos ficheros selectos. En nuestro repositorio nosotros decidimos aceptar todos los formatos que una comunidad quiera incluir, salvo casos en que los ficheros sean muy grandes. En estas situaciones, la comunidad debe pedir permiso antes de incluirlos en el repositorio. Policy 12 Pol?ticas Slide 21 Tipo de materiales aceptados Esta es una p?gina donde explicamos nuestras expectativas con respecto al material que se remite: ? El material deben cumplir con las exigencias del derecho de propiedad intelectual ? el copyright ? los ficheros deben ser remitidos por el autor o bien un agente del autor, que puede ser un empleado de la biblioteca. ? no existe l?mite al tama?o de los ficheros. S?lo que tienen que contactarse conmigo antes de enviar un fichero de m?s de un Gigabyte Slide 22 Tipo de materials aceptados Como he dicho, aceptamos todo tipo de formato. Sin embargo, cuando adquirimos publicaciones de HTML, las traspasamos a formato PDF y seguimos (o cosechamos) los hiper-enlaces del m?s alto nivel y a un nivel m?s profundo. Los enlaces siguen funcionando dentro del documento PDF. Decidimos convertir los ficheros de HTML en PDF por dos razones: 1) PDF asegura el contenido de la publicaci?n (el contenido de las p?ginas de Web cambia frecuentemente); 2) DSpace no presenta bien los ficheros de HTML. Asimismo, convertimos los ficheros de Word en PDF, ya que creemos que este ?ltimo es m?s permanente as? como tambi?n es un formato m?s abierto que el Word. ?stas son las decisiones que todo repositorio debe efectuar. Policy 13 Pol?ticas Slide 23 Tipo de materiales aceptados Incluso aceptamos formatos que no conocemos ? o que no conocimos antes. Por ejemplo, (arrow) aqu? se ve un formato espec?fico relativo al estudio del arte y de la arquitectura. Slide 24 Situaci?n del archivo cuando alguien sale Despu?s de un tiempo nos encontramos con el caso de que un alumno quer?a remitir un art?culo a nuestro archivo. ?l hab?a o?do hablar del archivo y por ello quer?a contribuir con un material que hab?a escrito despu?s de egresar de la universidad. Despu?s de analizar el caso, pensamos y concluimos que necesit?bamos establecer una pol?tica que regulara estos casos. La facultad puede seguir contribuyendo al archivo despu?s de salir de la Universidad pero los estudiantes no pueden. Slide 25 Definici?n de comunidades, colecciones, y usuarios Al comenzarse a crear un repositorio, debemos pensar en asuntos como estos. ? Cu?l es la definici?n de comunidad ? Cu?les son los l?mites en el n?mero o tipo de colecciones ? Hay reglas diferentes para estudiantes, profesores, u otros ? Y es el uso comercial del archivo permitido o no Lo que sucede es que por una parte existe mucho inter?s en utilizar el archivo. Por otra parte, cada comunidad tiene objetivos distintos. Entonces, cada vez que hablo con una nueva comunidad, descubro la necesidad de definir o establecer nuevas pol?ticas. Pues, esta lista de puntos sigue modific?ndose. Policy 14 Pol?ticas Slide 26 Establecimiento de las comunidades Definimos una comunidad como un grupo afiliado oficialmente a la universidad. S?lo en dos casos, en nuestra experiencia, grupos no afiliados con la universidad quisieron ser parte del repositorio. Aunque su contenido era acad?mico, no aceptamos que estos grupos formasen parte del repositorio dado que no se encontraban afiliados a la Universidad de Oregon. Slide 27 Normas para las comunidades Como vosotros sab?is, DSpace posee una estructura que influye en la construcci?n del repositorio. Existen comunidades, sub-comunidades, y colecciones. Dentro de esta estructura se puede determinar m?s espec?ficamente el car?cter de las comunidades. Hay varios lugares donde explicamos las normas o la estructura de las comunidades. Aqu? se puede observar la p?gina donde se establecen con detalle nuestras reglas para establecer las comunidades. Nosotros discutimos con cada comunidad el tipo o clase de material que debe ser remitido, el tama?o promedio de cada remisi?n y si la comunidad desea establecer restricciones sobre quienes pueden tener acceso a ella y quien manejara las actuales colecciones. En breve, un grupo debe ser afiliado a la Universidad y debe tener una persona quien sea responsible, quien evalue el contenido. Ahora voy a mostraros algunos ejemplos. Policy 15 Pol?ticas Slide 28 Comunidad ejemplar: departamento acad?mico El repositorio contiene m?s de 1100 documentos los cuales encuentran dispersos en 27 comunidades, 4 sub-comunidades y con m?s de 50 colecciones. Al principio, nosotros esper?bamos el establecimiento de comunidades por departamentos acad?micos. Sin embargo, hasta el momento, el repositorio tiene pocas comunidades como ?sta. Hay la posibilidad de establecer el proceso de cr?tica de los colegas o pares (peer review) con DSpace. Este m?todo se usa en muchos peri?dicos y revistas. Sin embargo, hasta este momento, ningun grupo ha decidido establecer una comunidad que contemple tal proceso. Mi opini?n es que uno de los defectos del programario de Dspace es que se ha creado un c?digo determinado (hard coded) que establece ciertas presunciones con respecto a los usuarios. Por ejemplo, se establece la presunci?n de que una comunidad acad?mica funciona como si ?sta fuese un grupo editorial. Mi opini?n es que dicha presunci?n carece de base alguna. Ahora hay que o modificar el c?digo o crear un m?todo alternativo para realizar la tarea. El programario se ha modificado un poco y ahora es un poco m?s f?cil establecer comunidades y colecciones con distintos par?metros. Policy 16 Pol?ticas Slide 29 Programa acad?mico Otro ejemplo de comunidad que nosotros establecemos son los programas acad?micos. Por programas acad?micos debemos entender aquellos programas u iniciativas que fomentan la colaboraci?n entre varios departamentos acad?micos, es decir, la interdisciplinaridad. Slide 30 Departamento administrativo Esta comunidad provoc? mucha discusi?n entre los miembros del equipo gobernador del repositorio. El caso de la comunidad del Departamento Administrativo fue nuestra primera experiencia en la que nos encontramos con una comunidad, que no siendo estrictamente acad?mica, quer?a utilizar el repositorio. Fue uno de los administradores de la biblioteca quien realiz? el contacto con el departamento. Entonces, fue con este departamento que comenzamos a ampliar nuestra definici?n del repositorio para comenzar a incluir el concepto de contenido no acad?mico en si pero que apoya la misi?n acad?mica de la universidad. Slide 31 Comunidad estudiantil Ese es un ejemplo de una comunidad estudiantil. El Clark Honors College es un colegio para los estudiantes no graduados que estudian en la universidad a un nivel de exigencia acad?mica superior. Esta comunidad tiene dos colecciones espec?ficas para los estudiantes. Normalmente, existen colecciones estudiantiles dentro de una comunidad m?s extensa. Por ejemplo, hay colecciones estudiantiles dentro de dos de las primeras comunidades que acabo de mostraros. Policy 17 Pol?ticas Slide 32 Comunidad de la facultad Nosotros decidimos que cada profesor pudiera tener un colecci?n personal. Para ello, hemos creado una comunidad para la facultad de la universidad en general, que se llama Investigaciones de la Facultad (Faculty Research) Slide 33 L?mites en el n?mero o tipo de colecciones Hasta hoy, no existe ning?n l?mite. ?sta es una pol?tica no escrita. En el evento que nosotros encontr?ramos una situaci?n en que una comunidad quiere hacer algo completamente distinto de lo normal, lo discutiremos y estableceremos una pol?tica escrita. Con las pol?ticas, queremos ser lo mas adaptables en la medida de lo posible para facilitar que el repositorio crezca y sirva efectivamente para la comunidad universitaria. Slide 34 El ejemplo de las bibliotecas Con las comunidades de las bibliotecas, queremos demostrar las posibilidades del archivo y al mismo tiempo quer?amos preservar los resultados de nuestro trabajo tambi?n. Con la ?ltima versi?n del programario fue posible establecer sub-comunidades. Nuestro equipo lo discutimos y decidimos que lo har?amos cuando era ?til o necesario para el control o representaci?n de los recursos. Tenemos tres comunidades de bibliotecas de la Universidad de Oregon. La primera que se ve aqu? fue creada para destacar materiales del departamento de colecciones especiales y archivos universitarios. Decidimos crear una comunidad distinta del resto de la biblioteca para que los usuarios pudieran encontrar los recursos m?s f?cilmente. ?sta fue creada antes de que existiera la posibilidad de tener una sub-comunidad en DSpace. Fue una buena decisi?n porque ahora hemos creado una sub-comunidad bajo esta comunidad b?sica. Es dif?cil apreciarla, pero la sub-comunidad est? destacada con la flecha verde. (1st arrow) La comunidad de UO Libraries tiene dos sub- comunidades, marcadas con las flechas roja (2nd arrow) y azul (3rd arrow). Policy 18 Pol?ticas Slide 35 and former 36 Documentos digitales administrativos Aceptar los documentos digitales administrativos de la universidad provoc? un cambio de las pol?ticas del repositorio. Eso fue en parte otra cosa que motiv? la ampliaci?n de nuestra definici?n del repositorio. Un gran problema que encuentran los archivistas es el de manejar los documentos creados electr?nicamente (born digital). En el caso de la universidad de Oregon, es tarea de la biblioteca la de archivar los documentos administrativos, sean digitales o no. Antes del repositorio institucional, no ten?amos ninguna manera de archivar este tipo de documento digital. Dentro de la sub-comunidad de los documentos digitales administrativos, nosotros establecimos la colecci?n de la Oficina de los Negocios Internacionales (arrow). Nuestra intenci?n es la de guardar este tipo de documento en el Scholars? Bank, cuando sea apropriado. Cada oficina ser? una colecci?n distinta dentro de la sub- comunidad. Slide 37 Documentos digitales administrativos Con DSpace, nosotros podemos preservar la natura jer?rquica de los documentos. Asimismo nosotros nos damos cuenta de que ?sta no es una soluci?n que ser? permanente en el tiempo. Sin embargo, es mejor que nada ya que funciona bastante bien y nos permite guardar los documentos. Creo que ?sta es la pol?tica m?s b?sica ? y no escrita ? de nuestro repositorio: la buena voluntad de probar lo nuevo, de experimentar sin tener idea en el comienzo de cual ser? el resultado final. Policy 19 Pol?ticas Slide 38 Colecciones dentro de comunidades Como vosotros sab?is, DSpace permite que cada colecci?n tenga distintos par?metros. En nuestro repositorio es la comunidad la que determina los par?metros de una colecci?n. Cada p?gina puede contener informaci?n simple o extensiva. Nuestra pol?tica es que la comunidad sea la que determine el contenido de la p?gina Web para la colecci?n ? como tambi?n lo hace con la p?gina web de la comunidad misma. Hasta ahora, no tenemos problemas con esta pol?tica. Slide 39 Tipos de colecciones Las colecciones que ahora tenemos en el repositorio son de estos tipos y voy a mostrarles algunos ejemplos de cada uno. Quiero acentuar m?s una vez que al comienzo nuestra pol?tica fue de aceptar solamente el trabajo de la facultad ? y se puede ver con esta lista que se ha modificado bastante la pol?tica inicial. Policy 20 Pol?ticas Slide 40 Bolet?n para la comunidad universitaria Con este bolet?n ?Inside Oregon?, nosotros recibimos este tipo de contenido por primera vez. En nuestro equipo despu?s de discutir las implicaciones nosotros decidimos aceptar publicaciones informativas. En este caso, tuvimos un problema peque?o con la estructura de DSpace. Dado que el bolet?n no ten?a afiliaci?n con un departamento que pod?a ser su comunidad y dado que los editores quer?an que el nombre de la comunidad y la colecci?n fuesen el mismo, por tanto, el nombre de la comunidad como el de la colecci?n son el mismo. Otra pol?tica no escrita pero muy importante es la de hacer todo lo posible para satisfacer una comunidad. Si lo que la comunidad quiere hacer es posible tecnol?gicamente y no contraviene ninguna pol?tica, lo haremos. Aqu? se puede ver el logo de la publicaci?n ?Inside Oregon?. Nuestra pol?tica es de aceptar los logos afiliados con una comunidad o colecci?n. Slide 41 Bolet?n para el p?blico exterior Este es un ejemplo de un bolet?n que existe para informar el p?blico externo a la universidad. Slide 42 Documentos de planeamiento Esta es una colecci?n de documentos de planeamiento o planes de la universidad. Es una colecci?n administrativa de documentos vigentes y en uso en la actualidad. Asimismo, esta colecci?n, servir? en el futuro para estudiar el desarrollo y desenvolvimiento del ambiente f?sico de la universidad. Policy 21 Pol?ticas Slide 43 Campus Tree Plan Este es un ejemplo de un documento dentro de dicha colecci?n ? un plan para los ?rboles del campus universitario. Si se recuerda de nuestra definici?n, se puede decir que este tipo de contenido est? al servicio de la misi?n acad?mica de la universidad, en un contexto bastante amplio. Claro. Slide 44 Datos estad?sticos Acabamos de cosechar todos los resultados de estudios realizados por la Oregon Survey Research Laboratory (laboratorio de la investigaci?n de Oregon), hoy extinta. Esta colecci?n contiene datos estad?sticos, as? como los informes y an?lisis de los datos. Se pueden observar los estudios y asimismo re-analizar los datos, si se quiere. Slide 45 Obras literarias ?sta constituye otra colecci?n que no tiene afiliaci?n departamental ? Renascence Editions-.Asimismo en este el nombre de la comunidad y la colecci?n son el mismo. La relaci?n de la colecci?n con la universidad no es oficial en este caso. Uno de los empleados de la universidad comenz? este proyecto cuando era estudiante graduado. Renascence Editions es una colecci?n de textos de literatura hist?rica que se han transformado en textos digitales por mano, realizados por voluntarios ? como el Project Gutenberg. El sitio de Web original ha recibido varios premios y s?lo exist?a en el espacio Web personal del estudiante graduado que lo comenz?. Dado que se trataba de un proyecto realizado por un miembro de la universidad y que tambi?n ten?a valor acad?mico, nosotros decidimos aceptar la colecci?n para as? poder preservarla. De esta manera, se puede estudiar estos textos con mucha mayor facilidad. Estos documentos reciben muchas visitas cada mes. Policy 22 Pol?ticas Slide 46 Peri?dico acad?mico Este es un peri?dico editado por un grupo de profesores de la Universidad de Oregon. ?ste contiene art?culos escritos por los mismos profesores y tambi?n por colegas de otras universidades. Slide 47 Peri?dico acad?mico ?ste fue un peri?dico editado por dos bibliotecarios de la Universidad. Puesto que nosotros tenemos la condici?n de facultad, incluyo esta colecci?n como otro ejemplo del contenido acad?mico de un grupo (facultad). Slide 48 Documentos de trabajo Esta colecci?n se encuentra dentro de la comunidad del departamento de econom?a. Los documentos son los documentos de trabajo de los miembros del departamento y de sus colegas en otros lugares. Al menos un autor de estos documentos es de la Universidad de Oregon. Una cosa interesante es que estos trabajos tambi?n son remitidos al repositorio econ?mico de RePEC. Eso representa otra pol?tica de nuestro repositorio; el hecho de que los autores puedan utilizar su contenido como lo deseen. Me voy a referir a ?ste punto un poco m?s adelante. Slide 49 Reportajes t?cnicos Otro ejemplo de documentos, es el de una colecci?n representando el trabajo individual de la facultad del instituto que es afiliado a nuestra universidad. Policy 23 Pol?ticas Slide 50 Oregon Economic Forum Esta colecci?n contiene los reportajes peri?dicos de los factores econ?micos del estado de Oregon. Representa el trabajo de un profesor del departamento de econom?a. Slide 51 Colecci?n personal de un profesor Como ya he se?alado, nosotros decidimos que cada profesor pudiera tener un colecci?n personal. Voy a hablar m?s de este tipo de colecci?n en la sesi?n de m?rqueting. Esta colecci?n contiene las obras de un profesor y tambi?n es parte de la comunidad de Faculty Research. (arrow) Slide 52 Tesis de honor Esta colecci?n se estableci? por un departamento para las tesis elaboradas por los estudiantes de honor. Es una colecci?n para estudiantes que todav?a no se han graduado, es decir, aun no son licenciados. Aceptar el trabajo de los estudiantes fue una decisi?n pol?tica que ha tenido lugar desde el principio de nuestro esfuerzo. La facultad no tiene ning?n problema con la idea de archivar el trabajo de los estudiantes. Policy 24 Pol?ticas Slide 53 Trabajos de una clase de honor Lo m?s interesante de esta colecci?n estudiantil (estudiantes no graduados ni licenciados), es que representa los resultados de investigaci?n realizada con el uso de algunos recursos primarios de la universidad ? los ensayos y papeles de los presidentes de la universidad durante los a?os en que tuvo lugar la guerra en Vietnam ? los a?os sesenta y setenta. Usando otro programario (CONTENTdm), hemos digitalizado los papeles que los estudiantes utilizaron y existe un enlace entre esta colecci?n de los resultados de la investigaci?n y los documentos digitalizados. Slide 54 Tesis doctorales Esta colecci?n representa una de las experiencias m?s frustrantes para m? en lo personal. Deber?a ser facil?simo adquirir las tesis doctorales de los estudiantes de una universidad. Los estudiantes las escriben en forma electr?nica, la biblioteca todav?a recoge las tesis, y la universidad reconoce el valor de tener acceso electr?nico y deja que la compa??a ProQuest las digitalice. No obstante, la administraci?n de la Escuela Graduada tiene miedo en archivar las tesis aqu?, en nuestro repositorio. El miedo que tiene es que los estudiantes vayan a remitir una versi?n no oficial al repositorio. Despu?s de meses de conversaci?n, incluso con la directora de las bibliotecas, todav?a no nos ayudan en el proceso. Todas las tesis que tenemos en el repositorio son el resultado de un contacto personal con los estudiantes. Para tener ?xito permanente con un repositorio institucional, hay que contar con el apoyo de la administraci?n de la instituci?n ? en este caso, la universidad. Voy a hablar m?s de este tema en la sesi?n de marketing. Policy 25 Pol?ticas Slide 55 Deben ser las reglas diferentes para los profesores ... No s? si deben ser diferentes las reglas pero en la pr?ctica lo son. Nuestra pol?tica (no escrita) es que tenemos m?s compromiso institucional con los profesores que con los estudiantes. Como ya he dicho, un profesor puede seguir remitiendo documentos al Scholars? Bank mismo incluso en el caso que no sea m?s un miembro de la facultad de la Universidad. Es possible que algun d?a vayamos a tener que modificar esta pol?tica. Slide 56 Colecciones para estudiantes Aunque nosotros tenemos reglas m?s restrictivas para los estudiantes, todav?a tenemos muchas colecciones estudiantiles en el repositorio. Nuestra pol?tica es que los estudiantes son muy importantes: con su trabajo capturamos un tipo de investigaci?n que generalmente se pierde y asimismo ellos ser?n los futuros profesores por lo que queremos convencerlos de la utilidad de un repositorio como lo nuestro. Slide 57 Uso comercial permitido o no Cuando comenzamos, nosotros no pensamos en el uso comercial del repositorio. Sin embargo, en una ocasi?n, un instituto quiso establecer una colecci?n por razones comerciales. Existe una colecci?n de tesis doctorales (llamada Kinesiology Publications) creada por el Instituto internacional de deporte y funci?n humana. El instituto es un ?rgano oficial de la Universidad. Una de las actividades de dicho instituto es la de recoger todas las tesis producidas cada a?o en los Estados Unidos en el campo MORE Policy 26 Pol?ticas de investigaci?n determinada. Individuos o instituciones pueden comprar una tesis (en forma de microfilme o forma digital) o se pueden subscribir para recibir todas las tesis de cada a?o. El instituto quizo traspasar la actividad comercial (que es s?lo para recuperar los gastos) al Scholars? Bank. La directora del instituto va a retirarse dentro de poco y es ella quien se preocupa con el futuro de la colecci?n. Slide 58 Uso comercial permitido o no Yo cre?a que esta decisi?n era demasiado grave para que nosotros el equipo normal la tom?ramos. Discut? la situaci?n con toda la administraci?n de la biblioteca para llegar a una decisi?n final. Decidimos no aceptar la colecci?n de las tesis por dos razones principales: Uno, la dificultad t?cnica en establecer un sitio comercial dentro del programario DSpace y segundo; nuestra preocupaci?n con el futuro de la empresa. Nosotros no quer?amos ser responsables por el comercio despu?s del retiro de la directora del instituto. Aunque no aceptamos Kinesiology Publications, existe otras colecciones mas t?picas del instituto ahora en Scholars? Bank y de la p?gina de la comunidad hay una advertencia y un enlace para la colecci?n de teses. La directora hablaba de remitir los abstractos de la colecci?n pero todav?a no lo ha hecho. Hasta ahora, nuestra pol?tica sobre el uso comercial es la de no aceptar tal contenido. Pero yo creo que si fuera m?s simple hacerlo, lo aceptar?amos - con tal que el contenido satisfaga las otras pol?ticas del repositorio. Slide 59 Remisi?n: quien como... Tenemos varias pol?ticas del env?o o de la remisi?n de contenido, algunas escritas, otras no. Consideramos qui?n puede remitir contenido, c?mo pueden remitirlo, y por cu?nto tiempo el contenido debe permanecer el en repositorio. Policy 27 Pol?ticas Slide 60 Normas de remisi?n y retiro Tenemos una p?gina donde explicamos las normas de la remisi?n a Scholars? Bank. En breve, estas normas son: Next slide Slide 61 Normas de remisi?n y retiro ? cada comunidad determina los m?todos espec?ficos para la remisi?n ? alguien, o de la biblioteca o de la comunidad, revisar? el contenido para determinar si es apropiado ? el autor mismo puede hacer la remission directa, si quiere, o puede pedir la ayuda de la biblioteca. Slide 62 Normas de remisi?n y retiro En la pr?ctica nosotros revisamos cada remission, aunque es de una manera muy superficial muchas veces. Sin embargo, puede que alg?n d?a en el futuro no sea necesario hacerlo. Otras normas de remisi?n son: ? Al inicio de cada colecci?n alguien de la biblioteca debe revisar el contenido y los meta-datos para recomendar las modificaciones pertinentes ? la biblioteca se reserva el derecho de retirar el contenido en casos de problemas de copyright ? la biblioteca se reserva el derecho de retirar el contenido y devolverlo a su autor en el evento que no podamos continuar con el repositorio ? la biblioteca se reserva el derecho de cambiar sus normas sin advertir a los usuarios Policy 28 Pol?ticas Slide 63 Remisi?n directa Este es un ejemplo de remisi?n directa hecha por una estudiante. Muchas veces los metadatos son m?s completos en cuanto a temas. Otras veces son menos completos en otros aspectos. Tambi?n es com?n contar con m?s de un fichero con las remisiones directas. Lo mismo puede tener lugar cuando el producto impreso sea s?lo un documento. Asimismo, muchos de los ficheros son de Word. Cuando recibimos un fichero de Word, lo convertimos en pdf. Si podemos hacerlo sin mucho problema, tambi?n juntamos varios ficheros de un documento en un solo documento. Ello es para poder leerlo y descargarlo m?s f?cilmente. Cuando convertimos un fichero remitido, dejamos el fichero original en poder del Scholars? Bank. Entonces el usuario puede elegir el fichero que m?s le convenga. Aqu?, despu?s de la remisi?n directa del estudiante, a?adimos la fecha del tesis y la Universidad como editor (1st arrow) Aqu? podemos observar la nota tradicional que usamos en el cat?logo para las tesis (2nd arrow) A?adimos esta nota a los metadatos en el archivo. Finalmente, el n?mero de p?ginas as? como la informaci?n sobre el profesor que dirige al estudiante (3rd arrow) A?adimos esta informaci?n tambi?n. Slide 64 Remisi?n facilitada Este es un ejemplo de una remisi?n facilitada. Se puede ver que los metadatos son menos en tema ? no a?adimos ning?n tema. Tambi?n hay s?lo un fichero ? un PDF. El estudiante nos di? varios ficheros de Word y nosotros los adjuntamos en uno s?lo despu?s de convirtirlo en PDF. Cuando un repositorio determina que va a facilitar la remisi?n por una comunidad, como la hicimos con la mayor?a del contenido de Scholars? Bank hasta hoy en d?a, se pueden presentar ciertas complicaciones. Policy 29 Pol?ticas Slide 65 Complejidades con la remisi?n facilitada Hay bastante complejidad en la remisi?n facilitada. Deben tomarse algunas decisiones pol?ticas. Ya me he referido a nuestra decisi?n pol?tica de adjuntar varios ficheros de un documento (como en el caso de una tesis) en un solo documento. Otra complejidad es el recoger o cosechar las p?ginas de web. Slide 66 Capturar los hiper-enlaces Uno de los retos que se presentan al cosechar y archivar las publicaciones de web es de determinar hasta qu? punto deben seguir los hiper-enlaces. Por ejemplo, esta entrega del bolet?n ?Inside Oregon? concentr? el uso de ?blogs?. Con esta entrega, adquirimos m?s de 200 p?ginas -- una entrega normal de este bolet?n es de s?lo cincuenta (50) p?ginas. Nosotros tomamos la decisi?n sobre los hiper-enlaces despu?s de consultar a los representantes de la comunidad. Hay otro sitio de web que acambamos de recoger que consiste en m?s de 1600 p?ginas de pdf. Hay que pensar en el tama?o ?til de un solo fichero. Slide 67 Enlaces quebrados Con la remisi?n facilitada de las publicaciones de Web es necesario tener una pol?tica para la correcci?n de los hiper-enlaces que no funcionan o que hacen una conexi?n a una p?gina diferente de la publicaci?n de la que era en el momento de publicaci?n. Por ejemplo, esta p?gina de Web fue una que capturamos cuando ?bamos recopilando una publicaci?n realizada en 1998. El contenido de la p?gina vinculada se hab?a modificado con los a?os (arrow). La decisi?n pol?tica fue la de no buscar la p?gina antigua en los Internet Archives. Cuando recopilamos una publicaci?n de web vieja, decidimos aceptar su contenido tal como era ? con enlaces errados o quebrados. (En realidad, si es f?cil descubrir un enlace correcto, lo capturaremos) Policy 30 Pol?ticas Slide 68 Revisi?n o reemplazo Normalmente, no aceptamos la revisi?n o el reemplazo del contenido excepto en caso de error de facto o fichero corrupto. Esto es nuestra pol?tica oficial pero muchas veces lo hare si el autor nos pide. Slide 69 Revisi?n de las remisiones Al inicio de nuestro proyecto, deb?amos establecer la pol?tica que seguir?amos en casos de revisi?n o actualizaci?n del contenido. El representante del departamento de econom?a, quer?a poder sustituir una versi?n nueva de un documento despu?s de haberlo modificado. Discutimos con ?l los principios de un archivo (de guardar su contenido a largo plazo) y lo convencimos con el argumento de que existe valor en poder ver la progresi?n de las ideas y tambi?n de que las remisiones en el repositorio tienen una indicaci?n de la fecha de su publicaci?n o dep?sito. Slide 70 Ejemplar de una nueva edici?n Aqu? se pueden observar dos versiones del mismo trabajo, lado a lado, con las datas de publicaci?n de cada uno. Slide 71 Retiro del contenido Normalmente, no retiramos contenido del archivo Excepto en caso de error, de problemas con el copyright, o si el autor as? lo exige Cuando el autor quiere que retiremos su contenido, nosotros tratamos de convencerle de dejarlo en el repositorio. Pero, si sigue insistiendo, nosotros lo retiraremos. Policy 31 Pol?ticas Slide 72 Retiro de las remisiones Tenemos una p?gina p?blica explicando en detalle nuestra pol?tica en materia de retiro de las remisiones. Slide 73 Ejemplo de un retiro Este es un ejemplo de retiro de una remisi?n. (arrow) Podemos apreciar en la pantalla una nota en la descripci?n. En ella se se?ala que el autor quiso retirar el contenido. Nuestra pol?tica en este tipo de situaci?n es la de dejar los metadatos y la p?gina marcando el contenido. No deseamos que los usuarios busquen un enlace que pueda existir en Google o OAIster y encontrar en su lugar s?lo un enlace quebrado. Lo ir?nico es que esta remisi?n es una de las m?s visitadas en el archivo. Yo tuve una discussion muy larga con la estudiante tratando de convencerle de dejar el contenido en el archivo. Slide 74 Est?ndares de metadatos Los metadatos en Dspace tienen Dublin Core como schema. Ya expliqu? los problemas con el Dublin Core de DSpace en la primera sesi?n. Los est?ndares son determinados por las limitaciones de Dspace. Si algo no funciona, no podemos gastar el tiempo en tratar de modificarlo. Lo aceptamos y hacemos lo posible. Nuestra pol?tica para los metadatos era de aceptar el vocabulario y el lenguaje del autor o de la comunidad. Puesto que esperamos la auto-remisi?n de documentos, decidimos que no ?amos ni cambiar ni aumentar las descripciones hechas por los autores mismos. Bueno, ya sabemos que la realidad es otra. Somos nosotros los bibliotecarios quien remite los documentos al repositorio en la mayor?a de casos. Utilizamos los temas de la comunidad, si los sabemos. Puesto que utilizamos el programario para extraer el texto completo (full text) de los documentos, nosotros no nos preocupamos demasiado con los temas. MORE TO COME Policy 32 Pol?ticas Nuestra pol?tica de metadatos es de proveer la descripci?n necesaria para poder colocar, encontrar, y utilizar el contenido. No estamos catalogando los documentos cuando nosotros los remitimos al archivo ? estamos describi?ndolos. Dublin Core no es MARC y no tenemos los est?ndares de contenido de cada campo de datos como tenemos con un cat?logo tradicional. Slide 75 Est?ndares de metadatos: temas o palabras claves Cu?les son las Reglas para los temas o para las Palabras Claves? Dependen ellas de la comunidad? Efectivamente. Si hay una versi?n ya catalogada tradicionalmente en el cat?logo de la biblioteca, utilizamos los temas del registro en el cat?logo. Con este ejemplo se ven los temas la Biblioteca de Congreso de los Estados Unidos. Slide 76 Autores Para los autores, en general nosotros utilizamos el formato que se presenta junto con el trabajo. O la forma de AACR2. De vez en cuando, nosotros revisamos la lista de los autores para asegurar que exista solamente una forma de nombre para cada autor. Puesto que Dspace trata una diferencia de puntuaci?n como un nombre diferente, hay que prestar especial atenci?n a la puntuaci?n. Esa labor la realizo yo en mi calidad de administradora. (arrow) Aqu? se ven dos versiones de nombre de la misma persona. S?lo una diferencia de puntuaci?n. . Policy 33 Pol?ticas Slide 77 Descripci?n La descripci?n es menos espec?fica que dentro de un cat?logo tradicional. Dubl?n Core tiene s?lo 16 elementos y un registro de MARC es mucho m?s espec?fico. Por eso, muchas veces combinamos varios elementos de la descripci?n en el campo de datos. Como se ve aqui (arrow) Creo que es un error de tratar de reproducir la estructura de un cat?logo tradicional en un archivo como ?ste. Eso yo lo puedo afirmar puesto tambi?n que soy jefa de la catalogaci?n tradicional. Hay que pensar siempre en lo que es necesario, no en lo que siempre se ha hecho antiguamente. Slide 78 Nivel apropriado de los metadatos Con las entregas de los boletines o peri?dicos, tuvimos que decidir si ?bamos a describir en detalle el contenido de la entrega, incluyendo los autores y los t?tulos de los art?culos. En este caso s? lo hicimos. En otros casos, no lo hicimos. Depende de lo que quiera la comunidad. Tambi?n depende del tiempo que tengamos. Se adopta una decisi?n pr?ctica la mayor?a de las veces. eso es otra pol?tica no escrita ? la de ser pr?ctica. Slide 79 Presentaci?n l?gica o ?til Muchas veces las entregas de los peri?dicos publicados en la web no tienen n?meros o designaci?n t?pica de un diario o peri?dico. Para hacer una presentaci?n l?gica, debe a?adirse un n?mero o alg?n tipo de designaci?n. (arrow) Con cada entrega de un diario, bolet?n, o peri?dico, repetimos el t?tulo de la publicaci?n y el n?mero. Eso es para tener una presentaci?n l?gica o ?til en la pantalla. Policy 34 Pol?ticas Slide 80 Numeraci?n Algunas veces las entregas no tienen enumeraci?n. Para presentar una visi?n l?gica o clara, nosotros a?adimos un n?mero a los metadatos de la entrega. Otro problema con el programario es que no maneja bien los n?meros mayores de nueve. Por ejemplo, cuando existe una entrega n?mero once, el visual de DSpace pone el n?mero once directamente antes del n?mero uno (arrow) ? como se ve aqu?. Slide 81 Numeraci?n Por eso, algunas veces hay que a?adir tambi?n un a?o para colocar las entregas l?gicamente. (arrow) Aqu? se puede observar lo que nosotros hemos hecho por corregir el panorama visual. Slide 82 Una entrega actual Esta es una entrega de un bolet?n en Scholars? Bank. Se puede apreciar que no existe ningun n?mero para presentarla l?gicamente en el repositorio. next slide Slide 83 Exhibici?n cronol?gica Tuvimos que a?adir un a?o y un n?mero para las entregas a fin de crear una visual l?gica. (arrow) Hay varios ejemplos semejantes en el archivo. Policy 35 Pol?ticas Slide 84 La catalogaci?n Algunas veces tambi?n catalogamos los boletines y peri?dicos de Scholars? bank en nuestro cat?logo de la biblioteca. Cuando modificamos los metadatos para el visual, la catalogaci?n de los peri?dicos cosechados presenta nuevos desaf?os. Decidimos a?adir informaci?n en la p?gina de la colecci?n en Scholars? Bank explicando la necesidad de mirar la entrega misma y no s?lo la descripci?n de la entrega en Scholars? Bank. Slide 85 El compromiso institucional El compromiso institucional tiene relaci?n con la permanencia del archivo. Tenemos una responsabilidad enorme. Slide 86 Preservaci?n Como ya he explicado, La preservaci?n es el problema m?s serio que tenemos en la actualidad. Hay varias gestiones que seguimos para tratar de proteger la integridad y la utilidad de los ficheros y explicamos nuestra pol?tica en esta p?gina. Ya en la primera sesi?n expliqu? estas gestiones de preservaci?n con mayor detalle. Slide 87 Copyright y permisos Nuestra pol?tica de copyright es que los autores conservan sus derechos intelectuales . Ellos nos dan una copia y nos dan el permiso de archivar la copia y transferir los ficheros a un formato m?s estable o durable si nosotros decidimos que ello es necesario. Los autores pueden utilizar el trabajo en cualquier otra manera que quieren ? en publicaciones formales, en sus propias p?ginas web ? eso no nos importa. Explicamos nuestra pol?tica en una p?gina de web. Policy 36 Pol?ticas Slide 88 Los problemas con el permiso. Descubrimos al principio que algunos autores ten?an miedo de la forma del permiso. Por eso, reproducimos el texto del permiso que los autores encontrar?n durante la remisi?n con una explicaci?n detallada de lo que el permiso quiere decir. Poder ver el texto ayuda los autores entender el permiso y a no tener miedo de sus efectos. Pensamos en implementar tambi?n los permisos de Creative Commons. Slide 89 Pensar de nuevo y reestructurar Generalmente, antes de tratar de hacer algo no exist?a ninguna pol?tica firme o estable que nos sirviera de gu?a. Las pol?ticas siguen la realidad. Pero despu?s de encontrar una situaci?n y despu?s de discutir las opciones, no cambiamos una pol?tica f?cilmente. Cambiamos nuestra visi?n y las pol?ticas para adaptar las distintas situaciones a la realidad. Antes de comenzar, no sab?amos con lo que nos ?bamos a encontrar. La visi?n sigue modific?ndose. En esta materia yo dir?a que lo mas importante es ser flexible y responder oportunamente, de tratar de entender y satisfacer a los clientes y los usuarios. Slide 90 Informaci?n de contacto Quiero deciros que si vosotros est?is planeando crear un archivo o bien si necesit?is resolver cualquier aspecto relativo a este estoy a vuestra disposici?n. Si vuestras preguntas son muy t?cnicas yo las traspasar? a otra persona de la biblioteca de la UO que sea id?nea para darles la respuesta adecuada.