Adopted by the 
School Advisory 
Council in Spring 2009
St. Paul Parish School
Five Year Strategic Plan 
2008‐2009
to 
2013‐2014 
Acknowledgements 
 
The creation of this plan has been a true school community effort.  We would not 
have been able to create this Plan without the support from all of those who 
participated in our activities.   
We would like to extend our gratitude to the members of the School Advisory 
Council who guided the development of the Plan:  
Fr. Steve Clovis 
Kelli Braud 
Jon Anderson 
Julie Foster  
Tom Dugan 
Chris Storment  
Kellie Sherman  
Erica Pifer  
Laurie Melendy  
Dorothy Riechers  
Sherilyn Schwartz 
Andy Storment  
Kelly Hughes 
 
 
Developed by: 
Community Planning Workshop, University of Oregon 
Bethany Johnson  
Sara Schooley  
Amanda Stocker West  
Sayaka Fukahori  
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 1 
 
Table of Contents  
 
Why create a plan? ............................................................................ 2 
  St. Paul Parish School Mission Statement  
How was this strategic plan created? ............................................. 3 
  Activity #1:  Stakeholder Interviews 
  Activity #2:  St. Paul Parish School Community Survey 
  Activity #3:  Public Workshop 
  Activity #4:  School Advisory Council Meetings   
What are the key issues? .................................................................... 4 
  Curriculum 
  Facilities  
  Budget 
  Communications  
  Student Enrichment 
What is the framework of this plan?  ................................................ 5 
How do we make it happen?  ..................................................... 6~7 
Goals  ............................................................................................. 8~12 
  Goal 1:  Curriculum ......................................................................................... 8 
  Goal 2:  Facilities  ............................................................................................. 9 
  Goal 3:  Budget  .............................................................................................. 10 
  Goal 4:  Communication ............................................................................ 11 
  Goal 5:  Student Enrichment ................................................................... 12 
  Goal 6:  School Culture ............................................................................... 12 
Action items by lead and timeline .................................................13  
2  
Why create a strategic plan? 
This plan is a guide for the St. Paul Parish School community to use as they work 
towards a common mission.  It outlines: (1) the issues St. Paul Parish School faces 
today, (2) where St. Paul Parish School wants to be in five years, and (3) how St. Paul 
Parish School can fulfill its mission.  St. Paul Parish School’s previous strategic plan 
was created in 1998, and in 2008, the School Advisory council recognized the need 
to update the plan to reflect and prepare for the current and future challenges the 
school faces.   
 
~St. Paul Parish School Mission~ 
“St. Paul Parish School provides a Catholic education fostering the 
spiritual, intellectual, physical, and social development of each 
student in a safe and nurturing environment.” 
 
 
This plan recognizes and addresses the issues and challenges St. Paul Parish School 
faces, and provides guidance about the following categories: 
• Curriculum 
• Facilities 
• Budgets 
• Communications 
• Student Enrichment 
• School Culture 
 
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 3  
How was this strategic plan created? 
The success of the strategic plan hinges on the ability of the school to effectively 
involve a broad range of stakeholders and align this process with the accreditation 
efforts.  Substantive input and buy‐in from a diversity of interests ensures that this 
plan reflects the highest priorities of the school.  The planning process included four 
activities: 
Activity #1:  Stakeholder Interviews 
  When:  October 2008 
  Who:  School staff, Parish Administrator, Parishioners  
  How:  Phone interviews 
  What:  Participants identified school’s strengths and issues. 
Activity #2:  St. Paul Parish School Community Survey 
  When:  November 2008 
  Who:  Parents and school staff  
  How:  Online survey disseminated via email  
  What:  Survey respondents (1) prioritized the importance of issues 
identified during the stakeholder interviews, (2) responded to 
questions concerning enrollment size and uniform policy, and 
(3) answered accreditation questions.    
Activity #3:  School Community Workshop 
  When:  November 2008 
  Who:  Parents and school staff  
  How:  Families with children attending St. Paul Parish School were 
invited to attend an interactive workshop  
  What:  Participants discussed key issues identified from the 
community survey, and provided their ideas for addressing the 
issues.   
Activity #4:  School Advisory Council Meetings 
  When:  October 2008 ~ April 2009 
  Who:  School Advisory Council (SAC) 
  How:  Series of meetings & email correspondences   
  What:   SAC members refined goals, helped develop and prioritized 
action items, and reviewed and adopted the final plan.  
4  
What are the key issues? 
Throughout the planning process, participants addressed issues and concerns for 
the future of St. Paul Parish School.  This plan directly addresses most of these key 
issues; however, some of the issues are being considered on a continual basis by the 
school and its staff and therefore are not specifically addressed with an action item 
in this plan.   
Key issues include:  
Facilities 
• Lack of a long‐term plan for facilities 
• Improvements to the middle school needed 
• Lack of adequate gym facilities 
• Lack of non‐classroom space (e.g., library, after‐school care room, tutoring 
room, etc.) 
• Lack of classroom space (e.g., computer room)   
Budgets 
• No plan for asset replacement 
• Limited budget for routine maintenance 
• Limited contingency fund 
• Operating expenses are partially covered by non‐tuition funds  
Curriculum 
• Curriculum needs to be updated (beyond textbooks, i.e., science program) 
• Lack of specialized opportunities for gifted students  
• Limited use of technology and few computer class offerings 
• Limited foreign language program 
• Limited arts program 
• Limited capacity to help children with special needs 
Student Enrichment 
• Limited non‐sports, after‐school offerings 
Public Relations/Communications 
• Limited use of technology for parent/teacher communication 
• Website design and functionality is several years old 
• Limited readership of the Voyager 
• Limited communication to the Eugene/Springfield community 
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 5  
O
ur
 G
oa
ls
 
What is the framework of this plan? 
This strategic plan provides a concrete, specific plan of action that will empower and 
guide St. Paul Parish School toward achieving its mission.  This plan has three parts: 
Goals, Strategies, and Actions.  
Goals:  The six goals provide a statement of intent regarding Curriculum, 
Facilities, Budget, Communication, Student Enrichment, and School 
Culture.  Each goal of this plan has strategies that will help achieve the 
goal.   
Strategies:  The ten strategies provide a conceptual framework or method for how 
the goals can be achieved.   
Actions:  This plan has 31 specific actions that are “do‐able,” “assignable,” and 
“measurable” for implementing the strategies.  There are three 
components to each action item described below:  
Lead:  The assigned person/committee responsible for ensuring the 
action is implemented 
Partner:  Person/committee assisting the lead with implementation  
Timeline:  States when the action should be completed; the timeline, 
however does not imply the level of importance 
The timelines are subject to change, depending on additional funding 
or changes in priority! 
 
Goal 1 (Curriculum): Provide educational opportunities for all levels of 
students 
 Goal 2 (Facilities): Ensure facilities are safe, age-appropriate, and provide 
an environment that supports curriculum and 
activities 
 Goal 3 (Budget): Develop a budget that relies on diversified funding 
strategies and meets school operating needs  
 Goal 4 (Communication): Diversify strategies to strengthen communications 
with and among parents, parishioners, teachers, staff, 
students, and the greater community 
 Goal 5 (Student Enrichment): Facilitate and support student enrichment activities  
 Goal 6 (School Culture): Promote and maintain a school culture that is 
grounded in the Catholic values of community  
All   l ists  of  Goals,  Strategies,  and  Actions  are   l isted  on  page  8  though  12  
6  
How do we make it happen? 
The goals, strategies and action of this plan provide a framework to help St. Paul 
Parish School achieve its mission.  Four key components are necessary to keep the 
plan active and meaningful:  
(1) Strong leadership  
Strong leadership is essential to ensure that the efforts being implemented are in 
line with the goals of the plan.  
(2) School stakeholders’ involvement  
Implementation of items in this plan requires substantial buy‐in, involvement, 
and support from the school’s stakeholders.   
(3) Systematic monitoring  
Systematic monitoring will track progress of this plan and help identify needed 
changes.  
(4) Update 
To ensure congruency with the needs of the school, this plan should be updated 
every five years.  
This section describes the structure and process to ensure successful plan 
implementation and monitoring.  Key players include: School Advisory Council, 
Leads and Partners, and School Stakeholders 
School 
Stakeholders 
Leads & Partners 
School Advisory 
Council (SAC) 
St. Paul Parish 
School 
Strategic Plan 
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 7  
School Advisory Council (SAC) 
The School Advisory Council (SAC) will play a significant role in implementing this 
plan.  SAC will serve as the governing body of this plan, and ensures the progress of 
action items are in accordance to the timeline. In general, SAC will be responsible 
for:  
• Monitoring the progress of the overall plan  
• Creating a yearly work plan based on identified action items  
• Effectively communicating with the leads to ensure action items are carried 
out according to the timeline  
• Making  modifications and updates to the plan when necessary 
• Ensuring new members of SAC and leads are introduced to the plan 
Leads and Partners 
Each action item has been assigned a “lead” and “partner(s).”  The lead, whether a 
person or a committee, is responsible for taking the steps necessary to implement 
the action item; and the partners are responsible for assisting the lead with their 
responsibilities.  In general, the lead will be responsible for: 
• Making sure that individual actions contained in the plan are accomplished 
• Involving partners and volunteers in the implementation of the action item 
• Monitoring the progress of the action item 
• Closely communicating with the SAC on progress of the implementation 
School Stakeholders  
School stakeholders are the heart of this plan.  For this plan to be truly successful, 
the school stakeholders need to:  
• Support leads and partners in the implementation of the action items 
• Provide feedback, issues, and concerns to update the plan and keep it 
consistent with community needs  
 
Budget Factors  
Many action items listed in this plan impact the school’s budget in one way or another. 
Implementation of some of the action items will require substantial budgetary support.  
St. Paul Parish School’s Budget and Finance Committee will be working closely with the 
lead members and SAC to determine and consider adequate resources necessary in 
implementing the action items.  
 
 
8  
Goal 1: Curriculum 
Provide educational opportunities for all levels of students  
Strategy 1.1  Ensure students of all academic levels are challenged and are 
provided with opportunities  
  Lead  Partners  Timeframe (yrs)
1.1.1 
Create a plan to identify and 
support gifted students  
Principal  Staff Members  1 to 2 
1.1.2 
Expand staff support in grades 
5‐8 
Principal 
Staff 
Members & 
B&F Comm.1 
1 to 2 
1.1.3 
Consider placement of 
students according to 
academic level in some 
subjects 
Principal  Staff  3 to 4 
 
Strategy 1.2  Incorporate up‐to‐date technology into classroom 
  Lead  Partners  Timeframe (yrs)
1.2.1 
Evaluate classroom technology 
and determine needs every 
two years 
Principal 
Staff 
Members, 
B&F Comm. 
3 to 4 
 
 
 
 
 
 
1Budget and Finance Committee 
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 9  
Goal 2: Facilities 
Ensure  facilities are  safe, age­appropriate, and provide an  environment  that 
supports curriculum and activities 
Strategy 2.1  Develop and implement long and short‐term facilities plans  
  Lead  Partners  Timeframe (yrs) 
2.1.1 
Prioritize facility needs based on 
building evaluation 
Facilities 
Chair 
Principal, 
Pastor, 
Custodian 
1 to 2 
2.1.2 
Create maintenance plan for 
indoor and outdoor facilities  
Facilities 
Chair 
Principal, 
Pastor, 
Custodian 
1 to 2 
2.1.3 
Evaluate upper wing for 
improvements  
Facilities 
Chair  Principal, Staff  1 to 2 
2.1.4 
Create a plan and timeline to 
build a new gym 
Facilities 
Chair, Budget 
& Finance 
Chair 
Pastor, 
Principal, SAC  1 to 2 
2.1.5 
Determine use for excess 
property 
Pastor, 
Principal  SAC, Staff  1 to 2 
2.1.6 
Annually update furniture 
replacement plan  
Principal  Staff  1 to 2 
Strategy 2.2  Update, remodel, or build new facilities 
  Lead  Partners  Timeframe (yrs) 
2.2.1 
Identify short‐term solutions for 
issues with the existing gym 
Facilities 
Chair, 
Principal 
SAC, Staff  1 to 2 
2.2.2 
Evaluate technology 
infrastructure  
Principal  IT
2 Support 
Staff  2 to 3 
2.2.3 
Remodel upper wing  
Facilities 
Chair  Staff  4 to 5 
2.2.4 
Identify future potential uses  (or 
opportunities) for the existing 
gym facility  
Pastor, 
Principal  SAC, Staff  5 
2.2.5 
Remodel staff office space  Principal  Staff  5 
2Information Technology 
10  
Goal 3: Budget 
Develop a budget that relies on diversified funding strategies and meets school 
operating needs  
Strategy 3.1  Develop financial plan and expand school revenue 
  Lead  Partners  Timeframe (yrs)
3.1.1 
Evaluate relationship with 
organizations that use the 
facility (e.g., Pop Warner and 
Kidsports) 
Pastor, 
Principal 
Athletic 
Director  1 to 2 
3.1.2 
Create a prioritized plan for 
asset replacement   
Budget & 
Finance Chair 
B&F Comm3., 
Staff, SAC  2 to 3 
3.1.3 
Conduct a capital campaign 
feasibility analysis for facilities 
needs  
Pastor, 
Principal, 
Budget & 
Finance Chair 
B&F Comm., 
SAC 
Members 
2 to 3 
3.1.4 
Increase level of 
capital/contingency reserves 
to $200,000  
Pastor, 
Principal, 
Budget & 
Finance Chair 
B&F Comm., 
SAC   5 
 
3Budget and Finance Committee 
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 11  
Goal 4: Communication 
Diversify strategies to strengthen communications with and among parents, 
parishioners, teachers, staff, students, and the greater community 
Strategy 4.1  Incorporate technology into school communications  
  Lead  Partners  Timeframe (yrs) 
4.1.1 
Upgrade website and designate a 
webmaster   
PR Chair & 
Principal 
PR Comm4., 
IT & Admin5 
Staff 
1 to 2 
4.1.2 
Utilize technology for mass 
information sharing  
PR Chair & 
Principal 
PR Comm., IT 
& Admin 
Staff 
1 to 2 
4.1.3 
Distribute the Voyager electronically   PR Chair & Principal 
PR Comm., IT 
& Admin 
Staff 
1 to 2 
4.1.4 
Explore an emergency text message 
system 
PR Chair & 
Principal 
PR Comm., IT 
& Admin 
Staff 
2 to 3 
4.1.5 
Investigate web‐based gradebook 
systems (i.e., progress report, 
gradebook) 
Principal  Staff, SAC Members  2 to 3 
Strategy 4.2 Increase awareness of school operations  
  Lead  Partners  Timeframe (yrs) 
4.2.1 
Enhance the school’s annual report to 
include updates on budget, facilities, 
public relations, parent‐teacher 
relationships, curriculum, student 
enrichment, and spiritual themes 
Principal, 
Budget & 
Finance 
Chair 
SAC 
Members, 
B&F Comm., 
Staff  
1 to 2 
4.2.2 
Distribute school’s annual report  
Principal, 
Budget & 
Finance 
Chair 
Principal, 
B&F Comm.  1 to 2 
Strategy 4.3  Increase awareness of the school within the Eugene/Springfield 
Community 
  Lead  Partners  Timeframe (yrs) 
4.3.1 
Create a public relations and 
marketing plan  
PR Chair & 
Principal  PR Comm.  2 to 3 
4Public Relations Committee  
5Information Technology and Administrative 
12  
Goal 5: Student Enrichment 
Facilitate and support student enrichment activities  
Strategy 5.1  Identify enrichment topics/areas in which students would want to 
be involved 
  Lead  Partners  Timeframe (yrs)
5.1.1 
Conduct annual 
student/parent interest survey 
Student 
Enrichment 
Chair 
SE Comm6., 
SAC 
Members 
1 to 2 
5.1.2 
Pursue collaboration with local 
Catholic schools  
Pastor, 
Principal 
SE Comm., 
Staff  3 to 4 
 
 
Goal 6: School Culture 
Promote and maintain a school culture that is grounded in the Catholic values of 
community  
Strategy 6.1  Provide opportunities for increased fellowship  
  Lead  Partners  Timeframe (yrs)
6.1.1 
Increase turnout for social 
activities for parents and 
students  
PTC Chair 
PTC Comm7., 
All 
Stakeholders 
1 to 2 
6.1.2 
Increase turnout for social 
activities for parishioners, 
parents, and students  
PTC Chair 
PTC Comm., 
All 
Stakeholders 
1 to 2 
6.1.3 
Include alumni in school social 
events 
PTC Chair 
PTC Comm., 
All 
Stakeholders 
5 
 
6Student Enrichment Committee  
7 Parent Teacher Communication Committee
S t .   P a u l   P a r i s h   S c h o o l   S t r a t e g i c   P l a n   | 13  
Action items by lead and timeline  
 
Principal 
1.1.1  1.1.2  1.1.3 
1.2.1  2.1.5  2.1.6 
2.2.1  2.2.2  2.2.4 
2.2.5  3.1.1  3.1.3 
3.1.4  4.1.1  4.1.2 
4.1.3  4.1.4  4.1.5 
4.2.1  4.2.2  4.3.1 
5.1.2 
Facilities Chair 
2.1.1  2.1.2 
2.1.3  2.1.4 
2.2.1  2.2.3 
 
Budget and Finance 
Chair 
2.1.4  3.1.2 
3.1.3  3.1.4 
4.2.1  4.2.2 
PR Chair 
4.1.1  4.1.2 
4.1.3  4.1.4 
4.3.1 
 
Student Enrichment 
Chair 
5.1.1 
 
 
 
Pastor 
2.1.5  2.2.4 
3.1.1  3.13 
3.1.4  5.1.2 
PTC Chair 
6.1.1 
6.1.2 
6.1.3 
   
Year  
1 
Year  
2 
Year  
3 
Year  
4 
Year  
5 
1.1.1  1.1.2  2.1.1 
2.1.2  2.1.3  2.1.4 
2.1.5  2.1.6  2.2.1 
3.1.1  4.1.1  4.1.2 
4.1.3  4.2.1  4.2.2 
5.1.1  6.1.1  6.1.2 
2.2.2
3.1.2 
3.1.3   
4.1.4 
4.1.5   
4.3.1
1.1.3
1.2.1 
5.1.2 
2.2.3
 
 
2.2.4 
2.2.5 
3.1.4 
6.1.3 
Action Item Timeline